Elk te organiseren evenement is uniek en is dus in principe maatwerk. Voor ieder evenement gelden dan ook specifieke richtlijnen voor wat betreft bijvoorbeeld de voorbereidingstijd, prioriteit van te regelen zaken en kostenbeheersing.

Bij de organisatie van een evenement is een groot aantal factoren van cruciaal belang. Voor u echt begint met de organisatie van een evenement of voordat u een bureau inschakelt, is het aan te raden een goede inventarisatie te maken van uw wensen en doelstellingen.

Onderstaande checklist kan hierbij een handig hulpmiddel zijn:

• Zelf organiseren of de organisatie (deels) uitbesteden.
• Dient er een concept te worden gemaakt of maakt u gebruik van bestaande gegevens of bijvoorbeeld een Feestraamwerk
• Soort evenement (feestavond, sportief, product-presentatie, motivatie, publieksevenement e.d.)
• Tijdsduur van het evenement
• Soort gasten (zakelijk, personeel, anders)
• Datum evenement (controleer op feestdagen en andere evenementen)
• Soort locatie en plaats/omgeving van de locatie
• Bereikbaarheid van de locatie met de diverse vormen van vervoer
• Niveau en soort catering
• Verwacht aantal gasten
• Doel van het evenement (relatiemarketing, feest, training e.d.)
• Budget (zonder budgetindicatie is een efficiënte organisatie niet mogelijk)

Nadat u een indruk hebt van het feest en de te volgen werkwijze, kan begonnen worden met de organisatie van uw evenement.

Dan kunt u de andere elementen van het evenement invullen, zoals:

• Zoeken van de geschikte locatie
• Invulling van de restauratieve diensten en personele invulling
• Invulling en boeken van het entertainment
• Maken van een gedetailleerd licht- en geluidsplan
• Invulling van de decoratie en huur materialen
• Aanvragen van de benodigde vergunningen
• Maken van een gedetailleerd draaiboek
• Verzekering van het evenement
• Samenstellen van uitnodigingen
• Bepaling communicatietraject

Om ervoor te zorgen dat uw evenement goed en geheel volgens uw wensen georganiseerd kan worden is het van belang in ieder geval tijdig aan te vangen met de organisatie. Tijdig beginnen bespaart teleurstelling en ook veel tijd (en dat is weer geld).

Succes met het evenement !!!